Das Grundlegende zuerst: Die uneingeschränkte Überlassung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung eröffnet Beschäftigten die Möglichkeit, das Fahrzeug auch für Urlaubsfahrten zu verwenden – auf Kosten des Unternehmens. Denn wie beispielsweise das Landesarbeitsgericht Hamm (Az.: 7 Sa 1485/11) entschied, umfasst die uneingeschränkte Überlassung eines Dienst-Pkw zur privaten Nutzung sämtliche Ausgaben, die in diesem Zusammenhang anfallen, darunter also auch die Kraftstoffkosten der Urlaubsreise. Lediglich die Maut- und Vignettengebühren sind hiervon ausgenommen. Es besteht allerdings die Möglichkeit, die Nutzung einer Tankkarte dahingehend einzuschränken, dass diese im Ausland oder generell bei Urlaubsreisen nicht verwendet werden darf. Oder aber, dass die laufenden Betriebskosten, die während der Urlaubsfahrten anfallen, zu Lasten des Mitarbeitenden gehen.

Streitfall Schadenfall

Die Frage, ob Schäden am Fahrzeug, die Beschäftigte während einer Urlaubsreise selbst verschulden, zu Lasten des Unternehmens gehen, bleibt ohne vertragliche Regelung umstritten. So urteilte zwar das LAG Köln (Az.: 13 Sa 367/98), dass Unfälle bei Privatfahrten – einschließlich Urlaubsfahrten – von Mitarbeitenden zu tragen sind; das LAG Hessen (Az.: 8 Sa 1729/05) entschied hingegen anders. Nach dessen Rechtsprechung können Kosten eines Unfalls während einer Privatfahrt dem Arbeitgeber zufallen, wenn die Privatnutzung erlaubt war und das Kfz ordnungsgemäß nach der Ein-Prozent-Regelung versteuert wurde.

Das BAG wiederum hat in seiner Entscheidung 8 AZR 91/03 folgendes ausgeführt: „Die Gestattung der privaten Nutzung ermöglicht die Vereinbarung einer verschärften Haftung des Arbeitnehmers gegenüber seinen Haftungsprivilegien bei einer Dienstfahrt.“ Es ist daher grundsätzlich davon auszugehen, dass bei selbstverschuldeten Schäden während einer Privatfahrt, somit auch bei einer Urlaubsfahrt, die Mitarbeitenden selbst für den Schaden haften, wobei freilich in der Regel eine Fahrzeugversicherung greift. Gleichwohl empfehlen sich individuelle, klare Regelungen zur privaten Nutzung des Firmenwagens, um dem Unternehmen unkalkulierbare Risiken zu nehmen.

Die Tücken einer Widerrufsklausel

Insbesondere bei Urlaubsfahrten sollte beispielsweise festgelegt werden, welche Länder ausgeschlossen sind oder eine vorherige Zustimmung des Arbeitgebers erfordern. Zusätzlich ist es ratsam, die jährliche Strecke zu begrenzen oder eine Kostenbeteiligung der nutzenden Person bei längeren Fahrten zu vereinbaren. Solche Regelungen können im Arbeitsvertrag oder einer ergänzenden Dienstwagenvereinbarung festgehalten werden.

In größeren Unternehmen kommt entsprechend die Car Policy zum Zug, auf die in den Arbeitsverträgen Bezug genommen wird. Bei Vorhandensein eines Betriebsrats kann die Regelung auch in einer betrieblichen Dienstwagenvereinbarung erfolgen.

Diese Konsequenzen drohen bei Verstößen

Beschäftigte, die sich über ein Verbot der Nutzung für Urlaubsfahrten hinwegsetzen und mit ihrem Dienstwagen privat auf Reisen gehen beziehungsweise in solche Länder fahren, die ihnen untersagt wurden, können abgemahnt oder gegebenenfalls gekündigt werden. Verursachen die Mitarbeitenden bei einer verbotswidrigen Fahrt einen Unfall, kann die Person eventuell voll für den entstandenen Schaden in Anspruch genommen werden. So verurteilte das Oberverwaltungsgericht Münster (Az.: 6 A 2346/04) einen Polizeibeamten zum Schadensersatz, weil dieser mit einem Dienstfahrzeug während einer verbotswidrig unternommenen Privatfahrt einen Unfall verursachte.

Selbst den Verweis des Beamten, der Vorfall gehe auf einen technischen Mangel am Fahrzeug zurück, ließen die Richter nicht gelten. Schließlich sei die durch die pflichtwidrige Privatfahrt vorsätzlich begangene Dienstverfehlung für den Unfall ursächlich gewesen. Einfacher ausgedrückt: Hätte der Beamte das Fahrzeug nicht genutzt, wäre es nicht zu dem Unfall gekommen.