Fuhrparkkonfigurationen und Fahrzeugbestellungen müssen keine Wissenschaft sein. Fleet Ordering liefert dafür den Beweis: Das praktische Online-System ermöglicht es Groß- und Direktkunden des Volkswagen Konzerns, zentrale Fuhrparkprozesse deutlich effizienter zu gestalten. Mit dem Update von November 2024 bietet das Portal nun weitere attraktive Mehrwerte.

Intuitive Bedienbarkeit und vielfältigste Produktfeatures, die das Leben von Flottenverantwortlichen und Dienstwagenberechtigten leichter machen: Nicht von ungefähr ist das Online-Fahrzeugbestellsystem Fleet Ordering für Groß- und Direktkunden der Volkswagen AG seit seinem Debüt 2001 ein echtes Erfolgsmodell. Ein Erfolgsmodell, das zudem kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Features ergänzt wird. Jüngstes Beispiel ist die Integration von Leasingraten und Dienstleistungen der Volkswagen Financial Services AG im Bestellprozess.

Was leistet Fleet Ordering?

Fuhrparkverantwortlichen und User Choosern steht mit Fleet Ordering ein multifunktionales Online-Portal zur Verfügung. Der Funktionsumfang reicht dabei von der Erstellung kundenspezifischer Car Policies über die Fahrzeugkonfiguration bis hin zur direkten Platzierung der Bestellung in den Produktionssystemen.

Die wesentlichen Bausteine sind:

• Das Kundenprofil
  Alle mit den Fahrzeugherstellern vertraglich vereinbarten Konditionen sind hier zentral gespeichert. Gleiches gilt für die kundenspezifischen Car Policies, die bei den Fahrzeugbestellungen bis ins kleinste Detail zur Anwendung kommen.

• Der Konfigurator
  Die Fahrzeugkonfiguration erfolgt auf Grundlage der individuellen, im System hinterlegten Car Policy des Unternehmens, welche die entsprechenden Beschaffungsparameter vorgibt. Es können Marken und Modelle ein- und ausgeblendet werden und Ausstattungen erlaubt oder zum Beispiel auch als Pflichtfeld hinterlegt werden. Diese Policy kann Nutzern und Nutzergruppen individuell zugeordnet werden. Die Fahrzeugdaten basieren indes auf konzerneigenen Informationen und sind immer aktuell. Das Flottenmanagement hat zudem die Möglichkeit, Standardfahrzeuge im Konfigurator anzulegen.

• Die Bestellung
  Wird die Bestellung ausgelöst, gibt Fleet Ordering sofort eine Rückmeldung zur Baubarkeit des Fahrzeugs (tagesaktuell). Eine Zuordnung zu einer Liefergemeinschaft ist in diesem Prozessschritt ebenfalls möglich. Der Genehmigungs-Workflow erfolgt je Kundenunternehmen.

• Die Integration und das Reporting
  Die Webanwendung ermöglicht es, allen Prozessbeteiligten jederzeit die Bestellungen aufzurufen und sich sowohl über ausgewählte Status zu informieren als auch eine Historie anzeigen zu lassen.

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Welche Features sind neu?

Seit November 2024 werden in der Fahrzeugkonfiguration auch Leasingraten und zusätzliche Dienstleistungen der Volkswagen Financial Services AG auf der Basis von Flottenkonditionen angezeigt. Zudem können Flottenverantwortliche unkompliziert festlegen, ob das System eine Wertgrenze der Leasingrate anzeigen soll – ein Klick genügt. Auch eine E-Mail an den zuständigen Händler kann mit einem Klick verschickt werden – für einen reibungslosen Ablauf mit größtmöglicher Transparenz und Schnelligkeit.

Der schnelle Weg zum Dienstwagen

Doch nun zur Praxis: Wie läuft ein Bestellprozess ab? Was passiert im Hintergrund? Nachdem die Flottenverwaltung ihre Dienstwagenberechtigten in Fleet Ordering angelegt hat (siehe Baustein „Kundenprofil“), können sich diese mit nur wenigen Klicks über das Webportal anmelden. Anschließend lassen sich Dienstwagen individuell gemäß den Vorgaben der unternehmenseigenen Car Policy konfigurieren. Auch ein Vergleich zwischen mehreren Fahrzeugen ist möglich – und zwar für Modelle der Marken Volkswagen Pkw, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Audi und Škoda. Wurde die Auswahl getroffen, erhält das Flottenmanagement die Fahrzeuganfrage via Fleet Ordering, überprüft diese und gibt sie frei. Daraufhin wird die Bestellung unmittelbar an den zuständigen Handelspartner und anschließend an die Systeme zur Fertigungseinplanung weitergeleitet. Diese reibungslose Abwicklung eliminiert Verzögerungen sowie etwaige Übertragungsfehler zwischen den beteiligten Instanzen und basiert stets auf den aktuellen Fahrzeug- und Produktionsdaten. Die Fuhrparkverwaltung wiederum erhält eine Auftragsbestätigung sowie die Rechnung.

Und das Beste zum Schluss

Fleet Ordering ist kostenlos und mehrsprachig verfügbar. Eine Anbindung an kundenseitige IT-Systeme ist ebenfalls möglich und langjährig bestens erprobt. Last but not least ist es seit kurzem möglich, sich auch mit ONE Business ID bei Fleet Ordering einzuloggen. Worauf also noch warten? Für die Einrichtung eines Testzugangs genügt eine kurze E-Mail-Anfrage.