Über alles, was in der Flotte tagtäglich passiert, jederzeit voll im Bilde sein. Klingt im ersten Moment verlockend und wäre technisch heutzutage theoretisch möglich. Theoretisch! Denn der Datenschutz setzt hier klare Grenzen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Natürlich hat dieser Satz im Fuhrparksektor seine Berechtigung. Schließlich ist es der Job des Fuhrparkmanagers, für die von ihm verwaltete Flotte Sorge zu tragen; etwa mit Blick auf Nutzungseffizienz oder die Einhaltung bestimmter betriebsinterner Vorgaben. Als „Datenlieferanten“ für entsprechende Checks oder Auswertungen scheinen moderne, immer vernetztere Fahrzeuge gerade recht zu kommen. Doch wie in vielen Bereichen lautet die Devise auch hier: „Können“ heißt noch lange nicht „dürfen“.
Informationelle Selbstbestimmung als Dreh- und Angelpunkt
Datenschutz wird in unserer Gesellschaft schon lange großgeschrieben – und hat mit der Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nochmals einen höheren Stellenwert erhalten. Gemünzt auf das Fuhrparkmanagement heißt das: Machen Sie sich zunächst klar, für welchen Zweck sie welche (personenbezogene) Daten benötigen. Die Fahrzeugidentifikationsnummer wird dabei von den deutschen Aufsichtsbehörden als personenbezogenes Datum betrachtet. Danach prüfen Sie, ob für die von Ihnen angestrebte Datenverarbeitung (von personenbezogenen Daten) eine Rechtsgrundlage denkbar ist. In Betracht kommen in der Praxis meist: Art 6 Abs.1 Lit a (Einwilligung); Lit b (Vertragserfüllung); Lit f (berechtigtes Interesse) DSGVO und § 26 BDSG (Vertragserfüllung, -anbahnung, -beendigung im Arbeitsverhältnis). Machen Sie sich dann Gedanken zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die die Daten und damit die informationelle Selbstbestimmung des Betroffenen (Person, deren Daten Sie verarbeiten) schützen können. Abschließend muss der Betroffene über die Datenverarbeitung und seine Rechte informiert werden (s. Art 13 / 14 DGVO). Dies geschieht in aller Regel durch eine sogenannte Datenschutzerklärung oder – information. Selbstverständlich müssen Sie auch in der Lage sein, die Betroffenenrechte zu erfüllen. Danach sollte anhand Art 35 DSGVO (ggf. unter Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten gemäß Art 39 DSGVO) geprüft werden, ob die Erstellung einer Datenschutzfolgeabschätzung notwendig ist. Im Rahmen einer Datenschutz-Folgeabschätzung wird dann genauestens geprüft, welche Formen der Datenerhebung in welchem Umfang mit dem Recht auf die sogenannte informationelle Selbstbestimmung vereinbar sind (Art. 35 EU-DSGVO).
- Sollte Ihr Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter haben, ist die Datenverarbeitung entsprechend Art 30 DSGVO in einem Verzeichnis zu dokumentierten.
- Bei Fragen steht Ihnen Ihr Datenschutzbeauftragter sicherlich gerne zur Verfügung.
- Bei unzulässiger Verarbeitung von personenbezogenen Daten drohen für Ihr Unternehmen zum Teil drakonische Geldbußen. Auch Sie könnten Sanktionen treffen, wenn Sie gegen die §§ 41, 42 BDSG verstoßen.
Transparenz ist Trumpf …
Ein Beispiel: Ein Fuhrparkmanager verwaltet eine größere Flotte von Poolfahrzeugen. Nun möchte er auf Basis der in den Navigationssystemen gespeicherten Daten mitarbeiterspezifische Bewegungsprofile erstellen. Hier ist extreme Vorsicht geboten! Geschieht dies nämlich ohne Wissen der Mitarbeiter, begeht der Flottenverantwortliche eine handfeste Straftat. Doch selbst wenn er die Dienstwagennutzer darüber in Kenntnis setzt, ist sein Vorhaben nur unter bestimmten Bedingungen legal. Die Datenerhebung muss sich nämlich als verhältnismäßig erweisen – sprich: Die betrieblichen Belange müssen das Recht der Mitarbeiter auf informationelle Selbstbestimmung überwiegen (§ 26 Abs.1 S.1 BDSG oder Art 6 Abs.1 Lit f DSGVO). Dies dürfte nur in den seltensten Fällen bei diesem Beispiel der Fall sein, sodass hier nur eine Einwilligung durch die Betroffenen (Art 6 Abs.1 Lit a DSGVO) möglich ist. Hieran zeigt sich exemplarisch: Wenn die von den Fahrzeugen generierten Daten zu bestimmen Zwecken genutzt werden sollen, führt an absoluter Transparenz seitens des Fuhrparkmanagements kein Weg vorbei.
… aber nicht die Lösung für alles
Genügt es also, den Mitarbeitern alle „Datenerhebungspläne“ zum Zweck der Fuhrparkoptimierung offen darzulegen und jeweils seine Einwilligung einzuholen? So einfach ist die Sachlage leider nicht: Denn das Gesetz fordert hierbei eine „Freiwilligkeit der Einwilligung“ (Art 4 Abs.1 Nr. 11 DSGVO). Diese ist allerdings im Verhältnis Arbeitgeber/Arbeitnehmer grundsätzlich fraglich, da Letzterer seiner „Überwachung“ vermutlich nur zustimmt, weil er andernfalls berufliche Nachteile befürchtet (s. Art 7 Abs.4 DSGVO). Noch restriktiver gestaltet sich die Datenerhebung im Fuhrpark mit Blick auf eine gestattete Privatnutzung der Fahrzeuge. In diesem Fall hat sich – Zustimmung und Transparenz hin oder her – der Arbeitgeber respektive der Fuhrparkmanager eines datenbasierten Trackings des Mitarbeiters vollständig zu enthalten.
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